אפליקציית שטח לנהגים ולמודדיםאפליקציה לצוותי שטח של פרדי תעשיות רהיטים

פרדי מפעילה צוותי חלוקה ומדידה שמבלים את רוב היום בדרכים. המשרד שיבץ הזמנות ביומן, אבל מה שקרה בין התחנות חזר אליו בשיחות טלפון, בהודעות ובדפי נייר: מי כבר קיבל, מי לא היה בבית, איזו מידה נמדדה ואיפה החתימה.

מה היה חסר:

• סידור עבודה ברור לכל עובד: כל נהג ומודד צריך לראות רק את התחנות שלו, לפי יום וחלון זמן, בלי לחפש בין הזמנות של אחרים.
• דיווח אחיד מהשטח: סטטוס, הערות, תמונות וחתימה באותו מקום, כך שהמשרד לא צריך לשחזר מה קרה.
• מדידות שחוזרות למשרד כנתונים: מידות של ארונות ופריטים צריכות להירשם לכל פריט בנפרד ולהישמר מול ההזמנה.
• עבודה בתנאי שטח: מסך אחד, יד אחת, כפתורים גדולים ותנועה מתמדת.

תכננו את האפליקציה סביב יום העבודה של העובד ולא סביב המערכת: נכנסים, רואים מה יש להיום, נוסעים, מדווחים וממשיכים לתחנה הבאה. בהתחברות המערכת מזהה את תפקיד העובד ומנתבת נהגים ומודדים לאפליקציה, בעוד אנשי משרד מגיעים ללוח הבקרה.

האפליקציה חלק מאותה מערכת ניהול (מערכת ה-ERP של פרדי), ולכן אין סנכרון בין מערכות: מה שהנהג מדווח הוא מה שהמשרד רואה, באותו רגע.

מסך הכניסה פשוט ובמיתוג של פרדי: אימייל, סיסמה ואפשרות לזכור את המכשיר. מיד אחרי ההתחברות מופיע סידור העבודה של אותו יום.

כל תחנה מוצגת ככרטיס עם חלון הזמן, שם הלקוח, הכתובת, סוג המשימה ופרטי הגעה כמו קומה, מעלית וכמות פריטים. תגיות צבעוניות מבדילות בין הובלה, מדידה והובלה ומדידה ומציינות את קו החלוקה, ותחנות שכבר טופלו מסומנות בירוק.

• ניווט בין ימים: מעבר מהיר ליום הקודם והבא, כדי לתכנן מראש או לבדוק מה בוצע.
• סינון לפי תפקיד: נהג רואה הובלות, מודד רואה מדידות, ושניהם רק את מה ששויך אליהם.
• סדר ברור: התחנות מסודרות לפי שעה, כך שתמיד ברור מה הבא בתור.

לחיצה על כרטיס פותחת את התחנה. בראשה שני כפתורים גדולים: ניווט בוויז לכתובת הלקוח וחיוג ללקוח בלחיצה אחת. מתחתיהם מופיעות הערות המשרד לתחנה, למשל הנחיות גישה או בקשות מיוחדות.

בסיום, העובד סוגר את התחנה בטופס קצר אחד:

• סטטוס: בוצעה בהצלחה או לא בוצעה, עם דיווח סיבה במקרה של כישלון.
• תמונה: צילום מהמצלמה של הטלפון כהוכחת מסירה או תיעוד מצב.
• הערות: שדה חופשי לכל מה שהמשרד צריך לדעת.
• חתימת לקוח: הלקוח חותם באצבע על המסך, והחתימה נשמרת בהזמנה כתמונה, בלי דף נייר.

כשהתחנה כוללת מדידה, או כשמשימה משלבת הובלה ומדידה, האפליקציה מציגה טופס מדידות דינמי. לכל פריט נרשמים שם או מיקום, גובה, רוחב ועומק בסנטימטרים והערות, ואפשר להוסיף שורות ולהסיר אותן לפי הצורך.

כך נשמרים נתונים מובנים ולא תמונה של דף: המשרד יכול להמשיך משם להצעת מחיר, לייצור או להתקנה בלי להקליד מחדש. אחרי השמירה התחנה מסומנת כהושלמה, והמדידות שנשמרו מוצגות בכרטיס לעיון חוזר.

לא כל תחנה מסתיימת בהצלחה. אם הלקוח לא בבית או שיש בעיה, העובד מסמן שהתחנה לא בוצעה ומתאר את הסיבה, והדיווח מגיע למשרד כהתראה שדורשת טיפול. בכיוון ההפוך, קריאות שירות מגיעות לעובד עם הוראות עבודה מפורטות מהמשרד, וטופס סגירה ייעודי שבו הוא מתעד מה בוצע.

• הוראות המשרד בתוך הכרטיס: התקלה והעבודה הנדרשת מוצגות בבולט, כדי שלא יפספסו אותן.
• דיווח כישלון עם סיבה: כל תחנה שלא הושלמה מגיעה למשרד עם הסבר, וניתן לשבץ אותה מחדש.
• סגירת קריאה במקום: אחרי התיקון העובד מתעד תמונה והערות וסוגר את הקריאה מהשטח.

מודד מקבל רשימת משימות משלו שכוללת רק תחנות מדידה: חלון זמן, כתובת ופרטי הגעה. אותו כרטיס, אותו ניווט ואותו חיוג, אבל הטופס שנפתח הוא טופס המדידות. בסיום המודד סוגר את התחנה, וההזמנה ממשיכה בתהליך לשלב הבא במשרד.

שימוש באותו רכיב לשני התפקידים חסך פיתוח כפול ושומר על חוויה זהה: מי שמחליף תפקיד לא צריך ללמוד אפליקציה חדשה.

ברגע ששולחים דיווח מופיע אישור ירוק ברור, והתחנה יוצאת מרשימת המשימות הפתוחות. כשכל תחנות היום נסגרו, האפליקציה מציגה יום ריק במקום רשימה ומאפשרת לעבור ליום אחר.

מצד המשרד, כל דיווח נרשם בציר הזמן של ההזמנה במערכת הניהול: מי עדכן, מתי ומה השתנה. כך אפשר לענות ללקוח שמתקשר ולדעת מה קרה בכל הזמנה, בלי לחפש בשיחות ובהודעות.

מה שהעובד רואה הוא מסך פשוט. מה שמאפשר לו לעבוד בלי תקלות הוא שורה של החלטות שקורות מתחת לפני השטח:

• הרשאות בצד השרת: התפקיד נבדק בשרת בכל בקשה, לא רק בממשק. עובד שטח לא יכול להגיע למסכי המשרד, ולהפך.
• תמונות וחתימות מול ההזמנה: קבצים שמועלים מהמכשיר נשמרים מקושרים להזמנה ולתחנה, כך שאפשר לשלוף אותם כשצריך הוכחה.
• ממשק שנבנה קודם כל לנייד: כפתורי מגע גדולים וטקסט קריא, כי רוב העבודה נעשית ביד אחת ובתנועה.
• חיבור להזמנות אוטומטיות: הזמנות מאתרי סחר נקלטות במערכת דרך Webhooks, ומשם משובצות לסידור העבודה של השטח.
• תיעוד מלא: כל פעולה נרשמת בציר הזמן של ההזמנה, כך שיש תמונה אחת ואמינה של מה שקרה.